グループウェア・チャンネル

会議の予定はスケジュール帳に登録しましょう。日々の予定はトップページで確認。参加者全員の会議予定を一括で登録。回覧板で参加可否を確認すれば、伝達漏れも防げます。

多忙なビジネスマンにとって予定管理は生命線。特にお客様との約束は最優先。打ち合わせにお持ちする資料の作成といった締め切りのある作業はタスクとして管理すれば万全です。

紙に書いたメモはすぐなくしてしまうものです。そこでグループウェアの伝言メモを使います。自分宛てに伝言メモを買いておけば備忘録代わりになります。

会議の予定を決めるにも会議室が空いていなければ決められません。グループウェアの施設予約で空きを確認して予定を入れましょう。プロジェクターやカメラも備品として予約できます。

どうですか？グループウェアはこんなに便利ですよ。



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グループウェアが企業の情報共有ツールとして、導入されるのもほぼ常識となっているように思います。

まして50人を超える企業規模であれば、グループウェアはすでに導入されているか、それに変わるものがシステム化されているでしょう。

となると、これからグループウェアを新規導入するところは、中小企業でも50人以下の企業。一人一台のパソコンが整備されて間もないところ、あるいはSOHOからスタートアップしてそろそろコミュニケーションツールがほしいと思えるようになったところでしょう。

タグ：グループウェア


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グループウェアという言葉はいつ生まれたかご存知でしょうか。

1989年に発表された「Lotus Notes」がグループウェアのルーツといってもいいでしょう。グループウェアという概念がなかった1983年頃から、コミュニケーション、コラボレーション、コーディネーション、カスタマイゼーションという4つのコンセプトをベースに開発されてきたのがこの「Lotus Notes」でした。

日本に上陸したのがそれから遅れること数年の1993年、いまからおよそ15年近く前にさかのぼります。まだWebグループウェアが全盛期になる前のことです。その後、1995年にはLotus社はIBMに買収されることになります。

日本で一番普及したのが、「Lotus Notes Release 4J」です。「Lotus Notes 4.6」は日本において多くのユーザーに使われたバージョンです。Notes R5が発表されてから3年半を経過した後も、国内Notesユーザーの35％が「R4.6」を利用していたという状況で、このバージョンをもって使用を中止したユーザも少なくないでしょう。



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グループウェアがあれば、スケジュール管理、ToDo管理といった個人のマネージメントや、施設予約、掲示板、ファイル共有などの、組織内での情報共有ができます。

例えば、セールスマンがお客さんへの訪問予定を入力する。それはまず基本的なスケジュール管理の使い方ですね。一歩進んで、プレゼン用の資料をファイル共有にアップロードして、グループ内で回覧、そして掲示板でディスカッションするといったことも普通にできます。取引先や担当者情報をアドレス帳に登録しておけば、お客さんへの電話連絡もスムーズにできるでしょう。

グループウェアにできるのはそこまで。この例で便利になったのはセールスマンです。

セールスマンが便利になったのだから、いいのでは？

とお思いになられたかもしれませんね。

たしかにグループウェアの役割は果たしているでしょう。

しかし、顧客満足度を上げるということを考えてみてください。営業マン主体ではなく、お客さん主体で考えることが大事です。そうすればおのずと答は出ます。

車のセールスマンが車を確実に売るには、どうしたらいいでしょうか。答は簡単です。お客さんが欲しいと思っている車を、買い替えたいと思っているタイミングに提示することです。

それがわかったら苦労しないよ。そんな声が聞こえてきます。

でも、顧客主体とはそういうことです。関心のないときに、この車いかがですか、この車はこんな素晴らしい特長がありますと言われても、売れるわけがありません。先月買ったばかりなのに、買い替えを勧められてもねぇ・・・という話です。

優秀なセールスマンはお客さんのことを、よくわかっています。ですから、めったに売り込みをしません。人が何をされたら喜ぶのかを知っています。

話を元に戻します。お客さんから、いつどんな問い合わせがあったのか。それに対して誰がどのような回答をしたのか。訪問時に聞いたお客さんが今抱えている問題は何だったのか。お客さんの誕生日は？趣味は？家族構成は？購入履歴は？

どれだけ顧客に関する情報を持っているかが、成約率を左右します。
しかし残念なことに、そこまで詳細な顧客情報を管理することは、グループウェアにはできません。

そういった情報管理を得意とするのは、顧客管理ソフト(CRM)の領域になります。

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職員室では、誰がどこの教室で授業をしているかわかります。
すなわち、時間割がスケジュール管理になります。

教員間での連絡事項は職員室で伝達されます。
すなわち、伝言メモ、回覧板、掲示板の役割です。

伝えたい人に確実に要件を伝えたり、
全体のスケジュールを把握する
その場所が職員室であるといえます。

グループウェアは、まさに情報を集約する場所としての役割をもち、
情報をスピーディに伝達するツールです。

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グループウェアはコミュニケーションツールの一つです。実際問題として、グループウェアだけで全てのコミュニケーションを完結させることは不可能です。

パソコンを駆使し、デジタルなコミュニケーションをとるのが得意な人もいますが、電話や会議などのアナログなコミュニケーションが得意だという人間もいます。

コミュニケーションをとるのに一つの方法にこだわる必要はありません。適材適所で使い分ければいいだけです。しかし、自分の得意な方法にこだわってしまうのが人間の性というものである。

インターネットが一般化するまでは、電話や会議などフェイストゥーフェイスのコミュニケーション、あるいは文書や書類による紙によるコミュニケーションのいずれかが行われていました。ほんの数年前のことです。

しかし今では、ほとんどの人が携帯電話を持っている時代、メールを全く使わない人もほとんどいません。

コミュニケーションツールには、電子メール、FAX、電話／IP電話、IM、グループウェア、ポータル、ブログ、テレビ会議／Web会議...すぐに思いつくだけでもこれだけあります。

シチュエーションに合ったコミュニケーションツールをうまく選んで、業務遂行の効率をアップさせてほしいですね。その手段の一つとしてグループウェアを使うことをオススメします。

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「グループウェア」という言葉について、説明を求められることは少なくなりました。

それは、グループウェア市場がすでに成熟市場にあることと関係があるでしょう。

実際に使っているか、あるいは身近で使っているのを見たり、ウェブサイトを見たりして、グループウェアのイメージが出来上がっていることでしょう。

5年前であればグループウェアの代名詞は Lotus Notes で、最近はサイボウズの名前がよく挙がります。

インターネット普及の波に乗って、ウェブブラウザを使ってアクセスするグループウェアがWebグループウェアと呼ばれ、サイボウズを導入した企業は少なくありませんでした。

グループウェアがもつ機能は、一般的には、スケジュール管理機能、文書共有機能、ワークフロー機能、掲示版、ウェブメール、回覧板、ToDoリスト、アドレス帳、施設予約など、企業のコミュニケーションや情報共有を促進する機能ばかりです。

グループウェアが"グループ"内のメンバー間で情報を共有するためのソフト"ウェア"であるとするなら、ファイルサーバーやメーリングリスト、チャットもグループウェアの一種だといえます。

そういった意味でグループウェアとは、グループのメンバーが業務を遂行するために使うソフトウェア、あるいはコミュニケーションを円滑にするソフトウェア、それがグループウェアです。

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